La déclaration contenant les mentions obligatoires prévues à l'article R320-2  du code du travail (identité de l'employeur et du salarié, date et heure d'embauche, nature et durée du contrat) doit être effectuée à l'aide de tout moyen permettant à l'employeur de démontrer le caractère préalable de la déclaration d'embauche. Elle doit être réalisée :

-     au plus tôt, 8 jours avant l'embauche ;

-     au plus tard,

ð  le dernier jour ouvrable précédant l'embauche si la déclaration est réalisée par courrier. Dans ce cas, la déclaration devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception. Nous attirons particulièrement votre attention sur le fait que la déclaration effectuée par simple lettre ne constitue pas, pour vous, une preuve certaine de déclaration préalable à l'embauche ;

ð    ou dans les instants qui précèdent l'embauche lorsque la déclaration est réalisée par télécopie, télématique, internet, remise en mains propres à nos guichets (siège ou antennes), téléphone.

A noter qu'en cas de déclaration téléphonique, l'employeur devra obligatoirement faire suivre, sans délai, sa déclaration préalable à l'embauche d'une déclaration unique d'embauche. En effet, la seule déclaration téléphonique peut entraîner une mauvaise interprétation des données recueillies qui peuvent avoir des conséquences sur les droits de vos salariés, le calcul des cotisations ou lors d'un contrôle de main d'oeuvre de votre exploitation.

L'indisponibilité de l'un de ces moyens n'exonère pas l'employeur de son obligation de déclaration par les autres moyens (article R320-3 du code du travail).  Dans tous les cas, il appartient à l'employeur d'apporter la preuve que la déclaration a bien été effectuée préalablement à l'embauche. Aussi, nous vous conseillons vivement d'utiliser la déclaration par internet* procédé qui permet de donner à votre déclaration une date certaine et vous met en situation de pouvoir en justifier à tout moment ; ce moyen de communication étant appelé à se développer.

Si la déclaration est effectuée postérieurement à l'embauche, outre le fait qu'il se place en infraction au regard du droit du travail, l'employeur ne pourra pas bénéficier de réduction de cotisations.  De plus, si l'employeur ne demande pas expressément à bénéficier de taux réduits, il ne pourra pas non plus bénéficier de ces réductions.